【習慣化のコツ：後編】13の仕組みの力で、”ほぼ労力ゼロ”の習慣化！
うつみこころ
Self Control Hacks
「時間がない」が口癖のあなたへ！業界・実務未経験のサラリーマンが1年半で応用情報技術者試験に合格できた時間術
うつみこころ
「時間がない！！」
この言葉、一日に何度口にしているでしょうか？
仕事や家事だけでなく、趣味や自己啓発も…となるとタスクは山積み。いつも時間に追われて、息苦しさを感じている方も多いのではないでしょうか。あなたも、
- 「仕事が山積みで、いつも締め切りに追われている…」
- 「資格の勉強をしたいけど、忙しくてなかなか始められない…」
- 「休日も、溜まった家事と睡眠に時間を取られてばかり…」
といったように、時間に関する悩みを抱えてはいませんか？
これらの悩みによって心に余裕がなくなり、イライラ、自己嫌悪に繋がるばかりか、人生の充実感を得られなかったりと、悪循環に陥ってしまいがちです。
しかし、ここで立ち止まって考えてみてください。本当に「時間そのもの」が足りないのでしょうか？
時間の使い方を見直す余地があるのではないでしょうか？
筆者の一言
仕事が早い人に対して「時間の使い方が上手い」という褒め言葉がありますよね。
なのに仕事が遅い人は「怠けている」「やる気がない」というのは、よくよく考えると辻褄があっていない。正しくは「時間の使い方が下手」なだけなのでは？
この記事では、「時間がない」という悩みを根本から解決するために実用的な時間術を、わかりやすく解説していきます。
私はこの記事で紹介する時間術を活用し、IT系国家資格の一つである「応用情報技術者試験」を突破しました。
- 業界未経験
- 入社後1年半
- 実務経験なし
このどデカいハンデに加えて、他の資格も取りつつ、フルタイムで仕事をしながらの試験へのチャレンジ。時間を適当に使っていては当然、達成できなかったでしょう。（応用情報技術者試験は合格率20%程度で、入社後5年以内の取得を社員の目標とするIT企業1もあります。）
さあ、「時間がない」という口癖は今日限りです。あなたも時間の呪縛から解放されれば、
- 「時間がない」と感じる根本的な原因を理解し、
- 自分に合った時間術を見つけ、
- 仕事の効率が上がり、
- プライベートの時間が充実する
ということが叶って、最終的には人生全体の幸福度を上げることだって出来ます。
全ての時間術を実践する必要はありません。自分にあった時間術を身につけて、時間にも心にも余裕のある生活を手に入れましょう。
「時間がない」と感じる原因
さて、具体的な時間術の紹介に入る前に、まずはなぜ私たちが「時間がない」と感じてしまうのか、その原因を一緒に探る必要があります。原因を理解することで、より効果的に対策を講じることができます。
「時間がない」と感じる要因は、大きく分けて「外部要因」と「内的要因」の2つに分類できます。
まず外部要因とは、
- 多すぎる仕事
- 突発的な業務
- 業務のプロセスが非効率
など、自分ではコントロールできない要因のことです。「上司から急な仕事を振られた」「客から緊急の対応を求められた」などといった経験は、誰にでもあるでしょう。
こういった不可抗力とも言える問題は、自分の力でコントロールできない場合がほとんどですから、解決しようとするだけ無駄です。
「どうせ自分にはどうにもできない…」というモチベーションの低下に繋がってしまう恐れもありますから、おすすめしません。
そのため本記事では、より根本的な解決を目指すため、3つの「内的要因」に焦点を当てて解説していきます。
内部要因１「目標・優先順位が不明確」
「時間がない」と感じる大きな原因の一つは、目標が明確でないこと。何に時間を使うべきか判断できないから、無駄な時間が発生してしまうのです。
例えば、「今日は何をしようかな…」とぼんやり考えているうちに、気づいたら夕方になっていた、なんて経験はありませんか？
もしくは、「これをやらないと…。その前にあれを片付けてしまおうかな？」と色々なタスクに手をつけてしまい、どれも中途半端なままだったということもあるでしょう。
これには優先順位をつけていないという要因もあります。
実際は重要でないタスクに時間を費やしてしまうから、本当に重要なタスクに取り掛かる時に「時間がない！」と感じてしまうのです。
例えば、
- 勉強に集中するためにデスクを整理していたら一日が終わってしまった
- メールの返信を丁寧に書いていたら、〆切間近の企画書が進まなかった
というケースはあるあるですよね。目標を立て、優先順位をつけられないでいると、いつまで経っても余計なタスクに足を引っ張られてしまいます。
内部要因２「先延ばし癖」
あなたは学校に通っていた頃、夏休みの宿題を早めに終わらせていましたか？
「時間がない」が口癖の方の多くは、「No」と答えるのではないでしょうか。（私もです）
タスクを先延ばしにすることで、結果的に多くの時間と精神的エネルギーを消耗してしまう、これが「先延ばし癖」の恐ろしさです。夏休み最終日、辛かったですよね。
先延ばしは、単なる怠け心だけが原因ではありません。
完璧主義、つまり「完璧に仕上げなければいけない」という思い込みや、失敗への恐怖、つまり「失敗したらどうしよう…」という不安が、行動を妨げている場合も多いのです。
内部要因３「集中力・自制心の欠如」
「作業を始めても、すぐに気が散ってしまう…」
「ついついスマホを見てしまう…」
といったように、集中力が続かず作業効率が低下してしまうことも、時間を無駄にしてしまう原因です。
また、誘惑に負けやすく、スマホやSNSなどに時間を浪費してしまうことも、時間不足を招く大きな要因です。
内的要因の改善が鍵
これまで見てきたように、「時間がない」と感じる背景には、様々な内的要因が潜んでいます。
しかし、ここで重要なのは、これらの内的要因はすべて「仕組み」で解決できるということです。
怠け心は誰にだってあります。時間の使い方が上手い人は気合いや根性に頼っているのではなく、「仕組み」を上手に利用しているものです。時間術とは実のところ、そのような「仕組み」を意味しています。
外的要因に振り回されるのではなく、自分にあった仕組みを活用し、時間の主導権を取り戻しましょう。
目標設定と優先順位によってタスクを管理する
ここからは、時間を有効活用するための具体的な時間術を、実践的なステップとともに詳しく解説していきます。「これならできそう」と感じる方法を選び、実際に取り入れてみてください。
まずは時間を有効に使うために最も重要であろう、タスク整理から。やるべきことが山積みのままでは、いくら時間術を駆使しようと無駄が生じます。まずは「本当に必要なタスク」を見分ける方法を知りましょう。
SMARTな目標設定
タスク管理の第一歩は、明確な目標を設定することです。山ほどあるタスクを必要・不必要に仕分けしていくには、判断基準となるハッキリした目標が欠かせません。
しかし、ただ漠然と「〜を達成する」という目標を立てるだけでは不十分です。タスクをよりシビアに仕分けるため、ここでは、目標設定のフレームワークとして有名な「SMART」をご紹介します。
- Specific（具体的）
目標は具体的で明確な言葉で表現しましょう。
「英語を勉強する」ではなく、「TOEICで800点を取得する」といった具合です。
- Measurable（測定可能）
目標の達成度を測れるように、数値や指標を設定しましょう。
「たくさん本を読む」ではなく、「月に5冊、ビジネス書を読む」といった具合です。
- Achievable（達成可能）
現実的に達成可能な目標を設定しましょう。無理な目標は挫折の原因になります。
「毎日10時間勉強する」ではなく、「毎日2時間、集中して勉強する」といった具合です。
- Relevant（関連性）
自分の価値観や長期的な目標と関連した目標を設定しましょう。場当たり的な目標ではなく、自分の人生にとって意味のある目標を立てることが重要です。
「なんとなくプログラミングを学ぶ」ではなく、「将来、IT業界で活躍するために、Pythonを学ぶ」といった具合です。
- Time-bound（期限付き）
目標達成の期限を明確に設定しましょう。
「いつか海外旅行に行く」ではなく、「来年の夏までに、ヨーロッパ旅行に行く」といった具合です。
例えば、「転職のため、3ヶ月後までに、TOEICで800点を取得する」という目標は、SMARTな目標設定の一例です。このように目標を設定することで、タスクの仕分けがより簡単になります。
目標がSMARTであるほど無駄なタスクが減っていきますから、そうして残ったタスクは自然と、
- 目標への貢献度が極めて高く、
- 厳選されており数が少ない
ものになります。
タスクの細分化
目の前のタスクが大きすぎる場合には、小さなタスクに分解しましょう。タスクのハードルが高いままだと、何から手をつければ良いのかわからず、圧倒されてしまうことがあります。
しかし、大きな岩も小さく砕いていけば、一つひとつは簡単に持ち上げることができます。同様に、大きなタスクも小さなタスクに分解することで、達成しやすく、行動に移しやすくなります。
例えば、「TOEICで800点を取得する」という目標であれば、
- 毎日、単語を20個覚える
- 週末に、模擬試験を1回受ける
- 苦手なリスニングパートを重点的に学習する
など、具体的なタスクに分解することができます。
優先順位マトリクス
日々のタスクを効率的に処理するためには、優先順位をつけることが重要です。ここでは、「緊急度」と「重要度」の2軸でタスクを分類する「優先順位マトリクス」をご紹介します。
このマトリクスでは、タスクを以下の4つの領域に分類します。
例えば、
- 「明日が締め切りの企画書作成」は、【①重要かつ緊急】
- 「TOEICの勉強」は、【②重要だが緊急でない】
- 「上司から頼まれた、重要でない資料のコピー」は、【③緊急だが重要でない】
- 「SNSのタイムラインを延々と眺める」は、【④緊急でも重要でもない】
のようになります。
「SMARTな目標設定」で立てた目標に対してタスクを仕分ける際に、このマトリクスを併用してみてください。タスクの優先順位を明確にし、重要なタスクに集中して取り組むことができるようになります。
「やらないこと」を決める
私たちは、ついつい「あれもこれもやらなきゃ」と、多くのタスクを抱え込んでしまいがちです。しかし、全てをやろうとすると、結局は何も達成できずに終わってしまいます。
優先順位マトリクスで「緊急でも重要でもない」と判断したタスクは、思いきって「やらない」と決めてしまいましょう。
勇気を持って「やらないこと」を決めることで、本当に重要なタスクに集中する時間とエネルギーを確保することができます。
また、事前に「やらないことリスト」を作成するのも効果的です。例えば、
- 重要でない会議には出席しない
- 付き合いの飲み会は断る
- 無駄なネットサーフィンはやめる
など、ついつい習慣になっている「無駄なタスク」はないでしょうか？一度振り返ってみるだけで、案外多くのタスクが必要ないことに気がつくかもしれません。
先延ばし癖の克服
目標を設定し、優先順位をつけたとしても、先延ばし癖があると、計画通りに物事を進めることができません。ここでは、先延ばし癖を克服するための具体的な3つの方法をご紹介します。
まずは1分だけやってみる
「5分ルール」をご存じでしょうか？
5分ルールとは「面倒だな…」「やる気が出ないな…」と感じても、まずは5分だけやってみて、5分経ったら続けるかやめるかを判断しましょう、というルールです。
面倒なタスクでもいざ始めてみると、意外と集中できて、そのまま作業を続けられることが多いものです。これは、自転車を漕ぎ始める時は力が必要ですが、一度漕ぎ始めてしまえば、あとは慣性で進んでいくのと同じです。
多くのビジネス書で紹介される手法ですが、個人的に「5分」である必要はないと感じます。
5分ルールの目的は「5分やること」ではなく「始めるハードルを下げること」ですから、極限までハードルを下げた方が良い、というのが個人的な考えです。
極論、1分でも構いません。
自分が「慣性」によって集中できるまでの時間はどれくらいなのか理解し、カスタマイズしてみてください。
始めたら中断できない？【ツァイガルニク効果】
人は完了した課題よりも、中断された課題や未完了の課題の方を強く記憶しているという心理現象です。
一度作業に取り掛かってしまえばこの効果が働き、脳がそのタスクをアクティブなものとして記憶するため、中断しようとしても「終わらせないと」という意識が働くのです。
完璧主義を捨てる
「完璧に仕上げなければいけない」という完璧主義は、先延ばしの大きな原因となります。完璧主義の人は、最初から完璧なものを目指すあまり、なかなか行動に移せなかったり、細部にこだわりすぎて時間がかかったりしてしまいます。
しかし、最初から完璧なものなど、そうそう作れるものではありません。まずは、「60%の完成度でOK」と考えるなど、完璧主義を手放すためのマインドセットを持ちましょう。完璧を目指すのではなく、まずは「完成させること」を目標にするのです。
環境を整える
先延ばしを防ぐためには、集中しやすい環境を整えることも重要です。机の上が散らかっていたり、スマホの通知が頻繁に鳴ったりするような環境では、集中力が途切れ、先延ばしにつながりやすくなります。
- スマホの通知をオフにする
- 気が散るものを視界に入れない
- 作業場所を変えてみる
など、自分に合った方法で、集中できる環境を作りましょう。（ただし、整理整頓に夢中になりすぎないよう気をつけて！）
集中力と自制心の強化
最後に、集中力と自制心を強化するための方法をご紹介します。これらを実践することで、作業効率を高め、誘惑に負けずに、時間を有効活用することができるようになります。
ポモドーロ・テクニック
ポモドーロ・テクニックは、25分間集中して作業し、5分間休憩するというサイクルを繰り返す時間管理術です。このテクニックは、集中力を維持し、適度な休憩によって疲労を回復させる効果があります。
具体的な手順は以下の通りです。
- 取り組むタスクを決める
- タイマーを25分にセットする
- タイマーが鳴るまで、タスクに集中する
- タイマーが鳴ったら、5分間休憩する
- 休憩が終わったら、再びタイマーを25分にセットし、タスクを再開する
- 4回繰り返したら、15〜30分の長めの休憩を取る
ポモドーロ・テクニックは、短時間の集中と休憩を繰り返すことで、脳のパフォーマンスを最大限に引き出すことができます。短距離走と休憩を繰り返すインターバルトレーニングのようなものです。
筆者の一言
ポモドーロ・テクニックは多くのビジネス書や自己啓発書で取り上げられており、非常にメジャーな手法ですが、筆者の調べでは科学的な根拠は見つかりませんでした。（実際に、効果には個人差があるとも言われています。）
私自身も資格勉強の際には効果を感じませんでしたが、単純作業では抜群の効果を発揮した経験があります。効果を感じなかった経験をお持ちの方も、タスクの種類（創造的なタスクなのか、単純作業のタスクなのか等）によって使い分けてみてはいかがでしょうか。
シングルタスクの徹底
現代社会では、マルチタスク、つまり複数のタスクを同時にこなすことが、効率的であると考えられがちです。しかし、実際には、マルチタスクは脳に大きな負担をかけ、作業効率と質を低下させてしまうことが、多くの研究で明らかになっています。
研究の一例
ケンブリッジ大学医学博士、ヴォルフラム・シュルツ氏の研究2によると、マルチタスクによる報酬予測の困難さが、ドーパミン放出の減少につながる可能性があるとされています。
ドーパミンはモチベーション、学習、報酬系に関わる神経伝達物質です。ドーパミンの減少は集中力の低下やモチベーションの喪失を引き起こします。
複数のタスクを同時に行うと、注意が散漫になり、ミスが増えたり、時間がかかったりしてしまいます。これは、複数のアプリを同時に起動したパソコンの動作が遅くなるのと同じです。
一方で、シングルタスク、つまり一つのタスクに集中して取り組むことで、作業効率と質を向上させることができます。シングルタスクを徹底するためには、
- タスクの優先順位を明確にする
- タスクを細分化する
- 作業中は、他のタスクのことを考えない
- スマホやメールの通知をオフにする
などの工夫が有効です。
睡眠の質を高める
これまで紹介した集中力を上げる方法は、小手先のテクニックのようなもの。そもそもテクニックに頼らず、素の状態で集中力が高いなら、それに勝るものはありません。
漫画・ワンピースでも、カイドウが「覇気は全てを凌駕する！」と言っていましたね。素で強いと、何やっても強い。
集中力を根本から高めるには、十分で質の良い睡眠が必須。もはや説明の必要もないでしょう。
- 就寝前のスマホの使用を控える
- 規則正しい睡眠時間を確保する
といった基本的なことがおざなりにならないよう注意しましょう。
「時間がない→睡眠時間を削る→仕事の効率が落ちる→さらに時間がなくなる」というループに入っても良いことは一つもありません。
「睡眠の質を高める→集中力・生産性アップ→時間に余裕ができる→睡眠時間を確保する」という良いループに入れば、テクニックに頼らずともコンディションは良くなります。
コンディションが整った状態にテクニックを加え、「鬼に金棒」の状態を作るのがベストです。
時間術を習慣化するためのヒント
ここまで、具体的な時間術について解説してきました。しかし、これらの方法を知っただけでは、まだ十分とは言えません。重要なのは、これらの方法を実践し習慣化することです。ここでは、時間術を習慣化するためのヒントをいくつかご紹介します。
小さなことから始める
X(旧Twitter)で「筋トレ100日チャレンジ」に挑戦中（執筆時点で27日目）の私が断言します。
習慣化したい行動は、ハードルを極限まで下げて取り組みましょう。これ、絶対。
新しい時間術を取り入れるなら「小さなことから始める」と言い換えられます。大きな変化を起こそうとするのは、継続自体が難しくなり、せっかくの時間術が身につきません。
例えば、
- まずは、朝5分早く起きることから始める
- 1日1つ、優先順位マトリクスを使ってタスクを整理する
- 寝る前に、スマホをリビングに置いて寝室には持ち込まない
など、簡単に実行できることから始めましょう。
“今”が一番心地良い？【現状維持バイアス】
「現在の状況を維持したい」という人間の心理的な傾向のことです。たとえ変化することにメリットがある場合でも、変化することに伴うリスクや不安を過大評価し、現状に固執してしまう現象です。
変化が大きいほど、現状維持バイアスが働きます。小さな変化を確実に身につけ、それらを積み重ねることを意識しましょう。
完璧を求めすぎない
新しい習慣を身につける過程では、うまくいかない日もあるでしょう。しかし、最初から完璧にできなくても、自分を責めてはいけません。
「昨日できなかったから、もうダメだ…」と諦めてしまうのではなく、「今日はまた頑張ろう！」と気持ちを切り替えることが大切です。
完璧主義にならず、「継続すること」に価値があると考えるようにしましょう。三日坊主で終わらせないためには、多少の失敗は許容し、長い目で見て習慣化を目指すことが重要です。
定期的に見直す
時間術を実践する中で、自分に合った方法、合わない方法が見えてくるはずです。また、生活環境や仕事内容の変化によって、最適な時間術も変わってくるでしょう。そのため、定期的に自分の時間術を見直し、必要に応じて修正していくことが重要です。
例えば、1ヶ月に1回、自分の時間の使い方を振り返り、うまくいっている点、改善すべき点を洗い出してみましょう。そして、必要に応じて、目標設定や優先順位付けの方法、使用するツールなどを調整していきましょう。試行錯誤を繰り返しながら、自分なりの最適な時間術を確立していくことが、長期的に時間管理を成功させるための秘訣です。
終わりに
本記事では、「時間がない」という悩みを根本から解決するために、セルフコントロール力を高める時間術について解説してきました。最後に、記事全体の内容を振り返り、重要なポイントをまとめておきましょう。
「時間がない」という悩みは、現代社会に生きる多くの人が抱える共通の悩みです。効果的な時間術を実践することで、必ず解決できる問題です。
実際に、私自身も仕事・家事・趣味・遊び・人付き合い…とあらゆるタスクに追われる中でも応用情報技術者試験に合格できました。
試験を突破しただけでなく、時間術を極めることは「本当に必要なもの」を見極めることにも繋がります。生活の中から無駄をなくし、自分の幸せに直結する物事を選択できるようになるのです。
この記事で紹介した方法を参考に、ぜひ自分に合った時間術を見つけ、実践してみてください。そして、「時間がない」という口癖から卒業し、充実した毎日を送ってください。
最初の一歩として、まずは、達成したい目標を1つ、SMARTな形で書き出してみましょう。そして、その目標を達成するための小さなタスクを3つ考え、今日から実行してみてください。
小さな一歩が、大きな変化につながります。あなたの未来が、時間という素晴らしいリソースを最大限に活用し、より豊かで充実したものになることを心から願っています！
脚注
ABOUT ME
音楽大学を卒業後、大手音楽教室のギター講師を勤めるも、コロナ禍の影響でレッスンが縮小し退職。ゼロからのキャリア形成に悩み、自己啓発に傾倒。得た学びを「セルフコントロール・ハック」として多くの人と分かち合うため、ブログを執筆中。
